Fungsi Peran Sekretaris

Biasanya profesi sebagai sekretaris memang identik dengan wanita, hal ini disebabkan karena pekerjaan sekretaris membutuhkan tingkat ketelitian dan kerapihan yang tinggi. Bagi wanita berumur 20 – 30 tahun, menjadi sekretaris bisa menjadi pilihan karir yang menjanjikan. Apa sajakah Fungsi Peran Sekretaris dalam dunia kerja? berikut penjelasannya.

Syarat menjadi seorang sekretaris yaitu:

1. Memiliki ijazah dan pengalaman kerja Untuk menjadi sekretaris, anda diharuskan mempunyai ijazah minimal Diploma 3 sekretaris atau berpengalaman menjadi receptionist/staff administrasi selama minimal 2 tahun.

2. Berwawasan luas Memiliki pengetahuan, wawasan dan keterampilan yang nantinya berguna bagi perusahaan. Contoh :

• Menguasai bahasa Indonesia dan berbagai bahasa asing yang nantinya akan memudahkan untuk berkomunikasi dengan relasi perusahaan.

• Memiliki keahlian dalam korespondensi, komunikasi, tata penyimpanan file, hingga mengorganisir acara pertemuan bisnis.

• Mampu mengoperasikan program komputer, seperti Microsoft Office, email dan internet.

3. Memiliki kepribadian yang baik Kepribadian yang baik memang salah satu syarat penting menjadi seorang sekretaris, sekretaris dituntut menjadi orang yang bisa dipercaya karena akan banyak memegang dokumen rahasia perusahaan, pandai bergaul karena berkomunikasi dengan banyak orang, memiliki ingatan yang baik, ramah, sabar, disiplin dan bertanggung jawab.

4. Berpenampilan menarik Sekretaris adalah wajah dari perusahaan jadi sekretaris dituntut untuk berpenampilan rapih dan menarik setiap saat karena penampilannya bisa merefleksikan perusahaan.

Tugas sekretaris juga dibagi dalam beberapa jenis, yaitu :

1. Tugas Rutin merupakan pekerjaan sehari-hari yang dikerjakan tanpa harus dikomandoi lagi oleh pemimpin, contohnya mengetik surat - surat , menerima telepon, filling dokumen, dst.
2. Tugas Khusus,  yang berupa instruksi khusus dari pimpinan untuk hal yang lebih spesifik, atau sifatnya membutuhkan pertimbangan baik dan rasional dari seorang sekretaris.
3. Tugas Kreatif, adalah inisiatif atau ide sekretaris profesional itu sendiri yang tujuannya membantu pemimpin. Contohnya memilih interior untuk kantor.
4. Tugas Komunikator,  yaitu menjalin hubungan dan berperan sebagai contact person pemimpinnya dengan klien atau rekanan perusahaan. Sekretaris harus bijak dan cakap dalam berkomunikasi agar tercipta hubungan yang baik.

Tambahan beberapa hal yang perlu dihindari adalah :

1.       Dilarang bergosip,  karena akan sangat berbahaya bagi kariernya. Seorang sekretaris adalah pemegang kunci atas rahasia atasannya, manajemen dan perusahaan.

2. Tidak bermental lembek dan mudah menyerah Sebagai seorang sekretaris, akan selalu berada dibawah tekanan pimpinan atau bahkan pekerjaan deadline, jadi selain skill yang mumpuni, juga harus punya mental kuat dan tidak pantang menyerah. Sehingga dapat bertahan menjalani profesi ini.

Untuk itu dirancang program diploma yang menggabungkan berbagai fungsi diatas dengan membekali kemampuan di bidang komunikasi, bahasa asing dan penggunaan alat-alat kantor modern. Kehadiran lulusan ini sangat membantu manajer, pemilik perusahaan dan pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan.

Program studi Sekretari & Kehumasan Politeknik Pajajaran hadir untuk mencetak sekretaris yang handal dan profesional, berakhlak mulia dan berwawasan global dengan konsep pengembangan Brain, Beauty and Behavior. Salah satu upaya Politeknik Pajajaran dalam mendukung Fungsi Peran Sekretaris diatas adalah dengan memberikan matakuliah khas seperti Public Speaking, Praktek Kesekretarisan, Etika Profesi, Publisitas, dan Periklanan. Berbagai matakuliah tersebut adalah salah satu pendukung untuk memberikan prospek lulusan seperti Sekretari Eksekutif, Costumer Service Representative, Administrasi Kantor, Konsultan Publik, Costumer Handling, Periklanan (Advertising), Marketing Public Relations and Personal Assistant (PA)


http://www.jaditerkenal.com/member/activeuser/24598/185